El proceso de adquisición y el abastecimiento , son dos términos relacionados, pero diferentes, que a menudo se usan indistintamente. Por ello, en AFE te contamos la diferencia entre los dos para que puedas comprender mejor qué término debe usarse y cuándo. Asimismo, podrás determinar si requieres de instalaciones de almacenamiento o no.

¿Qué son las adquisiciones?

La adquisición es el proceso completo de abastecimiento y el uso de proveedores para reunir todos los materiales que se necesitan para los productos, servicios y costos indirectos de una empresa. 

Implica realizar pedidos con cada proveedor, recibir los bienes y pagarlos. La adquisición es un proceso que implica, desde la planificación de compras hasta la negociación de precios, la realización de las compras, el manejo del control de inventario y el almacenamiento.

En otras palabras, la adquisición es el proceso de colocar órdenes de compra con cada uno de los proveedores, obtener la confirmación del pedido, hacer un seguimiento con los proveedores hasta que se entregan los materiales y, finalmente, asegurarse de que los materiales estén pagados. 

Internamente, también puede incluir una solicitud de adquisición que se ejecuta a través de un proceso de aprobación antes de que esta se convierta en una orden de compra. 

Un sistema de adquisición bien realizado ayuda a garantizar que esto funcione sin problemas y cumpla con todos los procesos tanto internos como externos. 

Por el contrario, sin una sólida estrategia de adquisiciones, siempre existe la posibilidad de que las operaciones tengan que detenerse. Si no puede acceder a los materiales que necesita para fabricar un producto, debe detener la producción hasta que se desarrolle una alternativa adecuada.

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¿Qué es el abastecimiento?

El abastecimiento es la etapa previa a la realización de cualquier compra. Puede considerarse una subsección del departamento de adquisiciones y una parte clave de la función de compras. 

Una vez tengas implementado un proceso de abastecimiento estratégico eficaz, encontrarás proveedores confiables, asequibles y de calidad para suministrar los productos que necesitas.

Cuando se identifican nuevas necesidades de adquisición, a menudo será necesario buscar nuevos proveedores. Una estrategia de abastecimiento centrada en encontrar los mejores proveedores, negociar condiciones de pago favorables y mantener buenas relaciones con las personas clave puede brindarte una ventaja competitiva que sienta las bases para adquirir los bienes y servicios que tu empresa necesita.

El abastecimiento consiste en encontrar el equilibrio entre la calidad de las materias primas y la asequibilidad. Ten presente que cuanto menos gastes en materiales, mejores serán los márgenes de beneficio para tu negocio, sin embargo, tampoco debes disminuir la calidad de tu producto. 

¿Cómo es el proceso de abastecimiento?

El proceso de abastecimiento incluye solicitar cotizaciones para nuevos productos, obtener información del proveedor y cargarla en tu software de adquisiciones, determinar el tiempo de entrega, los precios, las cantidades mínimas de pedido, etc. 

Generalmente, esto se hace una vez para cada proveedor, con la excepción de actualizar la información de precios. Sin embargo, es importante tener uno o dos proveedores de respaldo en caso de que uno de los principales no pueda satisfacer las necesidades de tu empresa.

Ahora, recuerda que antes de que puedas comenzar el abastecimiento, debes evaluar tus necesidades de compra, trazar un plan, realizar estudios de mercado e identificar proveedores potenciales. 

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Diferencias entre adquisiciones y abastecimiento

Ambos involucran los materiales que se necesitan para operar un negocio. El abastecimiento hace que la adquisición sea más fácil. La principal diferencia es que el abastecimiento se centra en bienes y servicios directos, mientras que la contratación se centra en bienes y servicios indirectos. 

Ahora, si bien el abastecimiento y la adquisición suelen ir de la mano, no siempre es así con cada una de las necesidades de compra.

Asimismo, no siempre es necesario que un equipo de adquisiciones participe en los pedidos directos de mercancías. Esto porque, en determinadas situaciones, el equipo de aprovisionamiento puede presentar ofertas en un entorno de compras al estilo de una subasta que permite que las compras se realicen sin necesidad de aprovisionamiento. 

Otro de los casos, es cuando el equipo de abastecimiento realiza compras con proveedores donde existe un contrato a largo plazo. Por ejemplo, en organizaciones más grandes, estos contratos a menudo los establece un equipo legal o un equipo de gestión de contratos, sin pasar por alto la necesidad de adquisiciones.

Por otro lado, ambos departamentos mantienen altos niveles de contacto con los proveedores y datos procesables que pueden mejorar aún más los procesos. Específicamente, el departamento de abastecimiento centra su esfuerzo en formas de acelerar el proceso de análisis de la actividad de compra y el historial de transacciones. 

Además, se enfoca más en cómo obtener el producto que satisfaga todas las necesidades comerciales (tiempo, calidad, ubicación y cantidad) al mejor precio.

Ahora, si bien existe una clara diferencia entre las funciones de adquisición y abastecimiento en el sentido de que este último ocurre antes de que comience la adquisición, a menudo, las organizaciones más pequeñas combinan las dos.

Sin embargo, verlos como dos “departamentos” separados con sus propios objetivos, indicadores clave de rendimiento (KPI) y desafíos ayuda a garantizar una experiencia más fluida para toda su organización.

Si después de abastecer tu empresa de lo que necesita, buscas un lugar para almacenar tu mercancía, recuerda que AFE ofrece a sus clientes el servicio de Almacenaje; contamos con una superficie de 10.000 mt² para mercancías peligrosas, no peligrosas, droguerías(BPA), muebles de hogar, documentos, paquetes y mercaderías en general involucrando en ello todas las actividades necesarias para la recepción, manejo de inventarios y despacho de la misma.

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